Brukerrådet – rollen i forvaltningen av KS læring
KS Læring forvaltes gjennom følgende struktur:
KS hovedstyre
Eierskapet til KS Læring er tatt av hovedstyret i KS gjennom vedtatt digitaliseringsstrategi der FIKS plattformen som inneholder KS Læring skal driftes av KS på vegne av alle landets kommuner og fylkeskommuner. Prinsippene om finansiering tilsier at varige driftskostnader skal fordeles på kommunene som bruker løsningen.
Hovedstyret har også vedtatt en overordnet styringsmodell for digitaliseringsarbeidet:
KommIT rådet
Bidra i utvikling av KS posisjoner i saker som får betydning for kommunal sektor, eksempel lovarbeid og høringer. Løfte fram og bidra inn i arbeidet med digitaliseringsstrategi
Hovedoppgaver:
- Digitaliseringsstrategien
- Interessepolitisk arbeid
- KS’ posisjoner
- Beslutte porteføljen
KS Digitaliseringsutvalg
Saksforberedende organ for KommIT-rådet. Løfte relevante tema av strategisk betydning til KommIT-rådet.
Hovedoppgaver:
- Rådgi KS faglig
- Håndtere innmeldte behov
- Innstille nye prosjekter
- Koordinere pågående prosjekter
- Rapportere status for porteføljen
- Sørge for hensiktsmessig prosjektmetodikk
- Innstille årlig prioritering av portefølje og tiltak
- Innstille overføring til FDV
- Utvikle hensiktsmessige modeller for FDV
- Utvikle modeller for finansiering av FDV
- Prioritere innhold og videreutviklingstiltak i FIKS
- Utvikle plan for videreutvikling av FIKS
For de ulike felleskomponentene er det laget en detaljert styringsmodell:
Mandat for KS Læring Brukerråd
Bakgrunn
KS Læring som digital løsning har en internasjonal vurderings- og læringsplattform i bunnen med KS sine spesialutviklede tillegg for kommunal sektor på toppen. Løsningen støtter digitale kompetanseplaner, gjennomføring av kompetansetiltak i ulike former, samt å gi ledere med ansvar oversikt over ansattes kompetanse gjennom ulike rapporter.
KS Læring bygger på plattformen Moodle, utviklet av Moodle Pty i Perth, Australia, med 120 millioner brukere over hele verden og et internasjonalt kommersielt partnernettverk. KS benytter Praxis som utviklingspartner. De er lokalisert i København og Odense i Danmark.
KS Læring benyttes av ca. 200 kommuner og ett antall andre offentlige/statlige bedrifter. KS er ansvarlig for drift, forvalting og videreutvikle løsninger i tråd med forretningen sine ønsker og behov.
Formål
Brukerrådet er et rådgivende organ for KS.
Brukerrådet inviteres til å diskutere faglig og funksjonelle forhold ved forvaltning, drift og vedlikehold av de ulike komponentene i løsningen. Det kan i denne sammenheng bety å identifisere utviklingsbehov og gi innspill til videre prosess.
Medlemmer
Brukerrådet består av 5-9 medlemmer fra kommuner som har tatt i bruk KS Læring. Kommuner og fylkeskommuner som benytter KS Læring får invitasjon til brukermøte. Brukermøte spiller inn representanter til brukerrådet, KS oppnevner brukerråds-representanter etter en helhetlig vurdering av brukerrådets sammensetning. Rådets sammensetning og kompetanse skal gjenspeile kommunal sektor med representasjon fra både større og mindre kommuner
Representantene i Brukerrådet sitter i utgangspunktet i to år.
Brukerrådet har ingen leder, alle medlemmene i brukerrådet er likeverdige.
Medlemmenes roller
Brukerrådets hovedoppgave er å gi innspill til videreutvikling av KS Læring. I det ligger blant annet melde inn nye behov, prioriteringer, innspill til utarbeidelse eller revidering av veiledere (eks DPIA) og innspill underveis i et endringstiltak.
KS vil ved behov invitere inn medlemmene til å bidra inn i prosjektteam/arbeidsgrupper for å få bedre innsikt knyttet til endringsønsker (brukerhistorier) og hvordan vi løser det.
Dersom det er uenighet i Brukerrådet, kan saken eventuelt eskaleres til KS sine samstyringsorganer skissert under som består av kommuner og fylkeskommuner.
Figur 1: Modell for organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor
Møter
Brukerrådet for KS Læring møtes minimum tre – fire ganger i året og helst 1 gang i måneden. Eventuelle kostnader knyttet til deltakelse i brukerrådet, må dekkes av den enkelte kommune.
KS leder møtene i brukerrådet, kaller inn til møter og fører referater. Møteinnkallinger og referater gjøres tilgjengelig gjennom egnet digital kanal.
KS arrangerer også to brukermøter årlig, som er åpne for alle kommuner som har signert avtale om bruk av KS Læring.
KS Læring brukermøte
Brukermøte – brukerforum er åpent for ledere, systemansvarlige, superbrukere og kursopprettere i KS Læring fra kommuner og fylkeskommuner. Brukermøter skal være fellesarenaen der det både formidles ny kunnskap, signaler og prioriteringer samt drøftes behov og utveksles erfaringer mellom kommuner og fylkeskommuner. Brukermøtene skal være organisert og fasilitert slik at det sikrer at ulike temaer informeres og drøftes. Men også med stor vekt på deling mellom deltakerne.
Minimum en gang pr år, i 2023 planlegges to ganger pr år.